Mengikuti pameran di Jakarta membutuhkan persiapan yang matang. Selain menyiapkan produk dan tim sales, perusahaan juga perlu memastikan booth siap sebelum event dimulai.
Dengan checklist yang jelas, proses koordinasi dengan kontraktor booth Jakarta, organizer, dan venue dapat berjalan lebih lancar.
1. Tentukan Event dan Venue
Mulailah dengan memastikan nama event, tanggal, dan lokasi venue.
Informasi ini penting karena setiap venue memiliki technical regulations, jadwal loading, waktu instalasi, dan prosedur pembongkaran yang berbeda.
2. Pastikan Ukuran dan Posisi Booth
Periksa ukuran booth dan floor plan dari organizer.
Perhatikan juga jumlah open side. Booth dengan satu open side memiliki kebutuhan layout yang berbeda dengan booth yang memiliki dua, tiga, atau empat open sides.
Posisi booth akan memengaruhi visibility dan visitor flow.
3. Siapkan Brand Guideline
Kirimkan logo, brand colors, fonts, product images, dan guideline kepada kontraktor.
Jika perusahaan memiliki referensi booth sebelumnya, material marketing, atau contoh desain yang disukai, informasi tersebut juga dapat membantu proses pengembangan konsep.
4. Tentukan Kebutuhan Booth
Buat daftar kebutuhan sebelum masuk ke tahap desain.
Misalnya:
- Product display
- Reception counter
- Meeting table
- Chairs
- Storage
- TV atau LED screen
- Lighting
- Brochure holder
- Pantry
- Lockable storage
Daftar ini membantu kontraktor membuat layout yang lebih akurat.
5. Approval Desain
Setelah konsep dibuat, pastikan semua pihak menyetujui desain sebelum produksi dimulai.
Perubahan besar setelah produksi berjalan dapat memengaruhi timeline dan biaya.
Karena itu, pastikan posisi logo, warna, furniture, display, ukuran struktur, dan fitur tambahan sudah diperiksa.
6. Periksa Technical Regulation
Technical regulations dari organizer atau venue perlu diperiksa sebelum produksi.
Hal yang perlu diperhatikan dapat mencakup tinggi booth, electrical requirements, hanging elements, flooring, fire safety, loading, dan waktu instalasi.
Kontraktor yang berpengalaman dapat membantu menyesuaikan desain dengan aturan tersebut.
7. Siapkan Instalasi di Venue
Beberapa hari sebelum event, pastikan jadwal loading dan instalasi sudah dikonfirmasi.
Koordinasi antara kontraktor, organizer, venue, dan tim brand sangat penting agar proses setup berjalan sesuai jadwal.
Booth Siap, Tim Siap
Booth yang baik membantu tim sales bekerja lebih nyaman dan memberikan pengalaman yang lebih baik bagi pengunjung.
Karena itu, persiapan booth sebaiknya dimulai sejak jauh sebelum hari pembukaan.
